Teamleitung Project Management Office (PMO) (m/w/d)

05/2026

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur ist eine der führenden Adressen für wissenschaftliche Information und Dienstleistung und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Unsere Kernaufgabe ist die professionelle Versorgung von Wissenschaft und Wirtschaft mit Forschungs- und Patentinformation sowie die Entwicklung von innovativen Informationsinfrastrukturen, z.B. mit den Schwerpunkten Forschungsdatenmanagement, Wissensgraphen und digitale Plattformen. Dazu betreiben wir eigene Forschung, kooperieren mit renommierten Universitäten und Forschungsgesellschaften und sind international und interdisziplinär vernetzt. FIZ Karlsruhe ist eine GmbH mit gemeinnützigem Charakter und eine der größten außeruniversitären Einrichtungen ihrer Art.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir an unserem Hauptsitz im Stab der Geschäftsführung eine Teamleitung Project Management Office (PMO) (m/w/d) zur Koordinierung und administrativen Unterstützung unserer forschungsbezogenen Projektaktivitäten im Rahmen unserer Gesamtstrategie.

Ihre Aufgaben:

Aufbau sowie fachliche und disziplinarische Leitung des Project Management Office (PMO) mit drei Mitarbeitenden (inkl. Leitung)
Strategische Weiterentwicklung des Project-Portfolios in Zusammenarbeit mit den Programm-bereichen, Fachabteilungen und dem Management-Team
Koordination des Projektportfolios hinsichtlich der personellen und finanziellen Ressourcen (Planung und Projektverlauf) in Zusammenarbeit mit den Projektleitungen und der Drittmittelverwaltung
Kontinuierliches Monitoring der „Förderlandschaft“ (u. a. EU, DFG, Bundes- und Landesministerien, Stiftungen) sowie Information und Beratung hinsichtlich Auswahl und Priorisierung von Fördermöglichkeiten
Verfolgen aktueller forschungspolitischer Entwicklungen auf nationaler und internationaler Ebene
Mitarbeit im bereichsübergreifenden Ausschuss „Forschung und Projekte“
Unterstützung im Projekt- und Antragsmanagement, z. B. auf den Gebieten:
- Finanzen, Zeitplanung und Berichtswesen
- Konsistenz und Kommunikation (u. a. auch mit Fördergebern und Projektträgern)
- Schreiben der nicht-fachlichen Teile von Förderanträgen, Zwischen- und Abschlussberichten
- Koordination der Antragstellung und Projektdokumentation
- Qualitätssicherung
Bindeglied zwischen Drittmittelverwaltung und Forschenden
Förderung des Informationsflusses und der Kommunikation zwischen den Projekten und nachhaltige Verwertung von Gutachten und Projektergebnissen im internen Wissensmanagement
Koordination des Forschungsinformationssystems (FIS)

Ihre persönliche Qualifikation:

Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium, Promotion erwünscht
Nachgewiesene, mehrjährige Berufserfahrung im wissenschaftlichen Projekt- und Prozess-management einschließlich Antragstellung und Berichtswesen, erste Erfahrungen mit Personalverantwortung wünschenswert
Idealerweise Erfahrung im Programmmanagement / Multiprojektmanagement / Projektcontrolling im Rahmen eines Project Management Office sowie dafür geeigneter Werkzeuge und Methoden
Sehr gute Kenntnisse des deutschen Wissenschaftssystems und der internationalen Förderlandschaft
Nachgewiesene Erfahrung und Erfolge mit einschlägigen Drittmittelprojekten und Fördergebern
Ausgezeichnete analytische, konzeptionelle und strukturierende Fähigkeiten
Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, Hands on-Mentalität
Freude an der Erschließung neuer Themen und an der Darstellung von komplexen Sachverhalten
Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache

Warum FIZ Karlsruhe für Sie der richtige Arbeitgeber ist:

Mitarbeit in einem hochdynamischen wissenschaftlich-technischen Umfeld und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
Leistungsorientierte Karriere- und Aufstiegsmöglichkeite
Flexible Arbeitszeitmodelle und Mobiles Arbeiten bis zu 80 Prozent
Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD VKA) mit der betrieblichen Altersvorsorge bei der VBL
Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zertifiziert durch das audit berufundfamilie
Nutzung von Dienstradleasing sowie 25€ Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Ticket

Das Arbeitsverhältnis ist unbefristet in Vollzeit mit der Option auf Teilzeit (mindestens 80 %) zu besetzen. Die Vergütung erfolgt in Entgeltgruppe 13-14 TVöD (VKA), in Abhängigkeit von den fachlichen und persönlichen Voraussetzungen.
Bewerbungen Schwerbehinderter werden – bei gleicher Eignung – bevorzugt. Informationen zum Datenschutz bei Stellenausschreibungen finden Sie hier.
Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich gerne an Herrn andreas.schwartz [at] fiz-karlsruhe.de (Andreas Schwartz). Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich gerne an bewerbung [at] fiz-karlsruhe.de.
Bitte richten Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer 05/2026 bevorzugt per E-Mail an bewerbung [at] fiz-karlsruhe.de. Bewerbungsfrist 12.06.2026.