Corporate Governance Bericht 2023

April 2024

Vorbemerkung

Die Anwendung des Public Corporate Governance Kodex des Bundes (PCGK) ist im Gesellschaftsvertrag von FIZ Karlsruhe (§ 22) verankert. Anpassungen des Gesellschaftsvertrages (zuletzt 2017) haben die Empfehlungen des PCGK in der seinerzeit geltenden Fassung stets mitberücksichtigt.

1. Entsprechenserklärung zum PCGK

FIZ Karlsruhe legt hiermit den Corporate Governance Bericht 2023 vor. Der Bericht wird auf der Homepage von FIZ Karlsruhe veröffentlicht.

Der Aufsichtsrat und der Geschäftsführer von FIZ Karlsruhe erklären gemeinsam ge-mäß Ziffer 7.1 des PCGK, dass dessen Empfehlungen im Jahr 2023 im Wesentlichen entsprochen wurde. Empfehlungen, von denen die Gesellschaft abweicht, werden im Folgenden dargestellt.

2. Unternehmensprofil

FIZ Karlsruhe ist eine gemeinnützige Gesellschaft mit dem Auftrag, „...Wissenschaft und Forschung mit wissenschaftlicher Information zu versorgen, entsprechende Produkte und Dienstleistungen auf dem Gebiet der wissenschaftlichen Informationsinfrastruktur zu entwickeln und öffentlich zugänglich zu machen. Zu diesem Zweck führt sie [die Gesellschaft] auch selbst gewählte Forschungs- und Entwicklungsvorhaben durch. Ziel ist es, den nationalen und internationalen Wissenstransfer zu stärken und die Innovationsförderung ebenso wie die Zusammenarbeit in Wissenschaft und Forschung zu unterstützen.“ (Gesellschaftsvertrag, § 2 (1), Stand: 28.07.2017).

Wir verstehen eine verantwortungsvolle, gute und auf langfristige Wertschöpfung ausgerichtete Unternehmensführung, die national und international anerkannten Standards entspricht, als wesentlichen Teil unseres Selbstverständnisses und als maßgeblichen Faktor für unseren Erfolg. Unter verantwortungsvoll verstehen wir nicht nur gesetzeskonformes Handeln, sondern auch, das Privileg einer bundesbeteiligten Einrichtung durch vorbildliches, nachhaltiges, respektvolles und transparentes Handeln wahr-zunehmen. Die Führung der Geschäfte erfüllen wir nach Maßgabe der Leitlinien des „Ehrbaren Kaufmanns“ zum Wohle des Unternehmens.

FIZ Karlsruhe ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft, in der sich 96 von Bund und Ländern gemeinsam geförderte, selbständige Forschungseinrichtungen zusammengeschlossen haben. Insofern sehen wir uns auch in der Verantwortung, gemäß der Selbstverpflichtung der Leibniz-Gemeinschaft zu handeln, welche diese im Rahmen des Paktes für Forschung und Innovation IV gegenüber der Gemeinsamen Wissenschaftskonferenz des Bundes und der Länder (GWK) eingegangen ist.

3. Führungs- und Kontrollstruktur

3.1. Gesellschafterversammlung
Die Aufgaben und Zuständigkeiten der Gesellschafterversammlung und ihre Vorbereitungs-, Durchführungs-, Beschluss- und Dokumentationsmodalitäten sind insbesondere in § 8 bis § 10 des Gesellschaftsvertrags von FIZ Karlsruhe verankert und entsprechen den Empfehlungen des PCGK. Gemäß § 10, Absatz 1 des Gesellschaftsvertrags führt der/die Vorsitzende des Aufsichtsrats auch den Vorsitz der Gesellschafterversammlung, dies ist der Vertreter/die Vertreterin des Bundes.

3.2. Aufsichtsrat
Die Aufgaben und Zuständigkeiten des Aufsichtsrats und ihre Vorbereitungs-, Durchführungs-, Beschluss- und Dokumentationsmodalitäten sind PCGK-konform im Gesellschaftsvertrag § 11, § 14 und der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats geregelt. In Ein-klang mit Ziffer 6.1.1 des PCGK überwacht der Aufsichtsrat die Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftsführung und lässt sich regelmäßig von dieser berichten. Die Besetzung des Aufsichtsrats erfolgt nach § 12 (2) des Gesellschaftsvertrags durch die Gesellschafter bzw. durch die Gesellschafterversammlung. Von zehn Sitzen sind vier durch Frauen besetzt. Eine Altersgrenze für Mitglieder des Aufsichtsrats ist im Gesellschaftsvertrag nicht vorgesehen.

3.3. Geschäftsführung
Die Aufgaben und Zuständigkeiten der Geschäftsführung sind im Gesellschaftsvertrag (§ 17) und in der Geschäftsordnung der Geschäftsführung geregelt und entsprechen den Empfehlungen des PCGK (Ziffer 5.1 ff.).
Die Geschäftsführerin war bis zum 31.12.2023 Sabine Brünger-Weilandt. Zum 01.01.2024 trat Prof. Dr. Wolfram Horstmann die Nachfolge als neuer Geschäftsführer von FIZ Karlsruhe an. Er wurde entsprechend §16 des Gesellschaftsvertrags auf Vorschlag des Aufsichtsrats von der Gesellschafterversammlung bestellt. Sein Anstellungsvertrag wurde von der Vorsitzenden des Aufsichtsrats im Auftrag der Gesellschafterversammlung geschlossen.

Die Geschäftsführung besteht derzeit aus einer Person, die die Gesellschaft allein vertritt. Dies entspricht § 16 (1) des Gesellschaftsvertrags, nach dem die Gesellschaft einen oder mehrere Geschäftsführer/innen haben kann. Eine Altersgrenze für Mitglieder der Geschäftsführung ist im Gesellschaftsvertrag nicht vorgesehen, ungeachtet dessen wird nach den gesetzlichen Vorgaben verfahren. Bei der Führung der Geschäfte wird die Geschäftsführung vom sogenannten Executive Management Team unterstützt. Dem Executive Management Team gehören alle Bereichsleitungen sowie die Leitung der Abteilung Personal und der Justiziar an. Bei Geschäftsvorgängen mit rechtlich oder finanziell verpflichtender Wirkung oder mit strategischer Bedeutung zeichnet die Geschäftsführung grundsätzlich gemeinsam mit einem Prokuristen/einer Prokuristin oder dem zuständigen Mitglied des Executive Management Teams (4-Augen-Prinzip). Diese Regelung ist in der Zeichnungsordnung verankert und hat sich in der Praxis bewährt.
Gemäß den Empfehlungen des PCGK (Ziffer 5.1.2 und 5.1.3) sorgt die Geschäftsführung für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien sowie für angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen (Compliance-Management-System). Das Compliance-Management schafft den Rahmen für die Einhaltung der unternehmensinternen Richtlinien, die für alle Mitarbeitenden im Intranet zugänglich sind. Eine/ein Antikorruptionsbeauftragte/r ist ernannt und es sind Maßnahmen zum Hinweisgeberschutz nach dem Hinweisgeberschutzgesetz getroffen.

Eine Kernaufgabe der Geschäftsführung ist ein angemessenes Risikomanagement und Risikocontrolling. Die Risikoberichterstattung baut auf einer systematischen Erfassung und Bewertung der Risiken auf. Die Risiken werden laufend überwacht und im Rahmen der Risikoberichterstattung regelmäßig an den Aufsichtsrat sowie im Lagebericht im Rahmen des Jahresabschlusses kommuniziert. Zur Überprüfung der Kernprozesse des Finanzwesens lässt FIZ Karlsruhe regelmäßig Innenrevisionsprüfungen (durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft) durchführen.

Im Rahmen des Compliance-Managements wird weiterhin folgenden Themen eine hohe Bedeutung eingeräumt: Prävention und Bekämpfung von Korruption, Datenschutz, IT-Sicherheit, Gleichstellung und Nachhaltigkeit (s. unten, Kapitel 6). Sie sind Gegenstand der regulären Berichterstattung der Geschäftsführung an den Aufsichtsrat (s. unten, Kapitel 4). Für das kontinuierliche Monitoring, ggf. Anpassungen sowie interne Kommunikation und Sensibilisierung sind jeweils eigene, entsprechend geschulte Beauftragte zuständig, welche die Geschäftsführung ernannt hat und die ihr direkt unterstellt sowie in der Organisationsstruktur verankert sind.

4. Zusammenwirken von Geschäftsführung und Aufsichtsrat

Die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen dem Aufsichtsrat und der Geschäftsführung zum Wohle des Unternehmens ist im Gesellschaftsvertrag verankert und entspricht den Empfehlungen des PCGK (Ziffer 4). Sie ist gelebte Praxis sowohl auf der institutionellen als auch auf der Ebene der verantwortlich handelnden Personen.

Der Aufsichtsrat ist in wichtige informationspolitische, geschäftspolitische und finanzielle Entscheidungen unmittelbar eingebunden. Der Gesellschaftsvertrag (§ 11, Abs. 2) legt im Detail die zustimmungspflichtigen Geschäfte fest und entspricht auch hier den Empfehlungen des PCGK (Ziffer 4.1.2). Gemäß PCGK (Ziffer 4.2) verweist der/die Vorsitzende des Aufsichtsrats jeweils zu Sitzungsbeginn explizit auf die Vertraulichkeit der Diskussion ebenso wie der Unterlagen. Bei besonderen Anlässen berät der Aufsichtsrat auch ohne die Geschäftsführung.

Die Geschäftsführung nimmt ihre Aufgabe der umfassenden Informationsversorgung des Aufsichtsrats umfassend wahr (entsprechend PCGK Ziffer 4.1.3). Sie legt dem Aufsichtsrat entsprechend § 17 (2) des Gesellschaftsvertrags in der ersten Hälfte des Geschäftsjahres einen Jahresbericht über das vergangene Geschäftsjahr vor. Sie berichtet dem Aufsichtsrat zu dessen Sitzungen – mindestens jedoch jedes halbe Jahr – über den Gang der Geschäfte und die Lage der Gesellschaft schriftlich und mündlich und dem/der Vorsitzenden des Aufsichtsrats und dem/der Stellvertreter/in darüber hinaus bei wichtigem Anlass. Die Vorlage der jeweiligen Unterlagen erfolgt entsprechend Gesellschaftsvertrag § 14 Abs. 3 drei Wochen vor der jeweiligen Sitzung und geht insofern über die Empfehlung des PCGK, Ziffer 4.1.3 (14 Tage) hinaus.

Im Kontext der Jahresabschlussprüfung besteht zur Vorbereitung der Entscheidungen in den Sitzungen des Aufsichtsrats und der Gesellschafterversammlung ein direktes Zusammenwirken zwischen der Geschäftsführung und den Vertretenden der Zuwendungsgeber im Aufsichtsrat (s. unten, Kapitel 7). Darüber hinaus und entsprechend Ziffer 4.2.2 des PCGK trifft sich die Geschäftsführung sowohl mit dem Vorsitz des Aufsichtsrats und der Gesellschafterversammlung im Vorfeld jeder Sitzung, um diese gemeinsam vorzubereiten. Mit der Mitarbeitendenvertretung im Aufsichtsrat findet gleichermaßen ein Vorbereitungstreffen statt.

5. Transparenz

Der Corporate Governance Bericht ist in der jeweils aktuellen Fassung auf der Internetseite des Unternehmens zugänglich. Der Jahresabschluss und der Lagebericht werden im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht.

Vergütung
Geschäftsführung
Die Geschäftsführerin erhielt im Berichtsjahr folgende Vergütung:
Grundvergütung:
142.098,04 Euro
Monetäre und nichtmonetäre Nebenleistungen, Zulagen und ähnlich Zahlungen:
39.954,29 Euro

Vergütungen und oder Aufwandsentschädigungen für im Interesse der Gesellschaft wahrgenommene Mandate in Überwachungsorganen anderer Unternehmen sowie im Zusammenhang mit der Tätigkeit als Mitglied der Geschäftsführung stehenden Provisionen und ähnliche Leistungen Dritter
0,00 Euro
Summe
182.052,33 Euro

Ehemalige Mitglieder der Geschäftsführung
Die Veröffentlichung der Bezüge ehemaliger Geschäftsführer/innen war in den entsprechenden Anstellungsverträgen nicht vorgesehen. Sie werden deshalb aus datenschutzrechtlichen Gründen und unter Bezugnahme auf § 286 Abs. 4 HGB nicht veröffentlicht.

Aufsichtsrat
Die Aufsichtsratsmitglieder haben im Berichtsjahr keine Vergütung erhalten. Sie erhalten ausschließlich Ersatz für ihnen bei der Erfüllung ihres Amtes entstehende Reisekosten und sonstige Auslagen nach den für Bundesbedienstete geltenden Regeln.

6. Nachhaltige Unternehmensführung

FIZ Karlsruhe bekennt sich zu dem Grundprinzip der Nachhaltigkeit:2 dem verantwortungsvollen Umgang mit Mitarbeitenden und materiellen Ressourcen. In diesem Sinne entspricht die Unternehmensführung vollumfänglich den Empfehlungen des PCGK (Ziffer 5.5). Zusätzlich hat sie die Funktion des/der Nachhaltigkeitsbeauftragten etabliert (s. oben, Kapitel 3.3). Diese ist seit Januar 2023 besetzt. Unsere Leitplanken sind:

  • Nachhaltigkeit in der Organisationsentwicklung: Nachhaltige, d. h. längerfristig wirksame, verlässliche und den Aufgaben angepasste Entwicklung in den Strukturen, Verfahren und Steuerungsprozessen.
  • Nachhaltigkeit in den Forschungsprozessen: Wir erforschen, entwickeln und betreiben Methoden, Prozesse und Dienste für eine nachhaltige Informationsinfrastruktur.
  • Nachhaltigkeit des Personalmanagements: Chancengleichheit, Wertschätzung von Diversität und Vereinbarkeit von Beruf und Fürsorgepflichten ebenso wie ehrenamtlichem Engagement.
  • Nachhaltigkeit im Management des Betriebs unserer Gebäude und Infrastrukturen, sowie in Beschaffungswesen und Mobilität: Wir optimieren den Energieverbrauch bei Gebäuden und Infrastruktur und verfolgen eine nachhaltige Beschaffungspolitik. Beim Mobilitätsmanagement im Sinne von Dienstreisen und Meetings nutzen wir Möglichkeiten zur Reduzierung der CO2-Bilanz.

Unser Handeln ist am Leitbild Nachhaltigkeit der Leibniz-Gemeinschaft3 orientiert. Vor allem ist es explizit in den „Werten“ unseres selbst entwickelten Leitbildes verankert. Dieses Leitbild wurde gemeinsam mit den Mitarbeitenden entwickelt und dem Aufsichtsrat vorgelegt. Die „Kernwerte“ sind:

Verantwortung – Integrität – Qualität – Respekt – Offenheit. Zur Definition, was wir explizit unter jedem dieser Werte verstehen, verweisen wir auf die Darstellung unseres Leitbildes,4 das auf unserer Homepage veröffentlicht ist. Unser Verständnis ist konform mit den Empfehlungen des PCGK insbesondere Ziffer 5.5.2 und 5.5.3.

Die geschlechterunabhängige Entgeltgleichheit sowie die Einhaltung der tarifvertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen, auch im Verhältnis mit Externen, ist für uns selbstverständlich gelebte Praxis (gemäß Ziffer 5.5.4). FIZ Karlsruhe setzt sich – auch entsprechend der Zielsetzung des Pakts für Forschung und Innovation5 – bei der Besetzung von Führungspositionen im Unternehmen für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen ein und hat bereits insgesamt einen hohen Frauenanteil erreicht. Der Anteil von Frauen (Stand: 31.12.2023) in der zweiten Führungsebene (Bereichsleitung) beträgt 33 % und in der dritten Führungsebene (Abteilungsleitung) 40 %. Zur Weiterführung der Gleichstellungsstandards hat der Aufsichtsrat von FIZ Karlsruhe im Juli 2020 die Zielquoten für das Jahr 2025 beschlossen.

Individuelle Bedürfnisse zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie wurden im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten sehr weitgehend berücksichtigt; dies gilt nicht nur im Kontext der Kinderbetreuung, sondern auch der Pflege von Angehörigen im Alter. Neben dem Mobilen Arbeiten sind flexible Arbeitszeit- und Teilzeitregelungen dafür wichtige Bausteine. Arbeitszeitreduktionen führten nicht zur Einschränkung der beruflichen Chancen. Mit dem „audit berufundfamilie“ (dreimaliges Testat 2016, 2019, 2022) haben wir die Vereinbarkeit von Beruf und Familie nachhaltig im Unternehmensselbstverständnis von FIZ Karlsruhe verankert sowie unsere Arbeitsbedingungen zur Unterstützung der unterschiedlichen Lebensentwürfe in Einklang mit den betrieblichen Belangen reflektiert und weiterentwickelt. Darüber hinaus haben wir uns intern und extern als familien- und lebensphasenbewusster Arbeitgeber positioniert.

Die Umsetzung der Behindertengleichstellungsgesetze des Bundes und des Landes Baden-Württemberg (BGG und L-BGG) ist ein kontinuierliches Ziel, das bei allen Kernaktivitäten sowie institutionell und organisatorisch beachtet und umgesetzt wird. Bei der Besetzung von Stellen achtet FIZ Karlsruhe zudem auf die Einhaltung des SGB IX und die angemessene Berücksichtigung von am Arbeitsplatz benachteiligten Menschen. Ihr Anteil beträgt (Stand: 31.12.2023) rund 4 % der Personalkapazität. Beim Internet-Auftritt von FIZ Karlsruhe werden (entsprechend L-BGG, § 10) die Vorgaben der BITV 2.0 umgesetzt.

7. Jahresabschlussprüfung

Als gemeinnützig anerkannte GmbH und große Kapitalgesellschaft unterliegt FIZ Karlsruhe sowohl den öffentlich‐rechtlichen Haushaltsbedingungen als auch dem privaten Handels‐ und Gesellschaftsrecht und den mit letzterem verbundenen kaufmännischen Verpflichtungen und Haftungsregelungen.

Im Zuge dessen stellt FIZ Karlsruhe jährlich innerhalb der gesetzlichen Regelungen den Jahresabschluss und Lagebericht auf und legt die Abrechnung des Programmbudgets vor. Diese werden durch die Wirtschaftsprüfer/innen, bestellt durch die Gesellschafterversammlung, geprüft. Der Prüfungsauftrag schließt die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach § 53 HGrG mit entsprechender Berichterstattung ein. Zusätzlich umfasst der Prüfungsauftrag auch die Prüfung des jährlich gemeinsam von Aufsichtsrat und Geschäftsführung vorgelegten Berichts zur Umsetzung des Public Corporate Governance Kodex des Bundes und seiner Compliance-Empfehlungen.

Die Vertreterinnen und Vertreter der Zuwendungsgeber im Aufsichtsrat beraten im Detail über alle Angelegenheiten von Jahresabschluss, Programmbudget und Programmbudgetabrechnung auf der Grundlage des Jahresabschlussberichtes gemeinsam mit Geschäftsführung und Wirtschaftsprüfer/in. Sie dokumentieren ihr Beratungsergebnis schriftlich in Vorbereitung für den Beschluss des Aufsichtsrats über den Jahresabschluss als Empfehlung an die Gesellschafterversammlung.

FIZ Karlsruhe hat für jeden Jahresabschluss seit seiner Gründung im Jahre 1977 den uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erhalten. Im Hinblick auf die insbesondere im Laufe der letzten Jahre deutlich umfassenderen Fragestellungen zu den Maßnahmen und Instrumenten des Risikomanagements und der Risikovorsorge sind ebenfalls uneingeschränkt die Feststellungen getroffen worden, dass die Maßnahmen und Instrumente für die Gesellschaft und der Geschäftstätigkeit adäquat sind und dem gesetzlichen Rahmen entsprechen.

Berichte der Vorjahre